Einsatz eines KI-gestützten Sprachassistenten zur Entgegennahme eingehender Anrufe
1) Verantwortlicher und Service-Anbieter
Verantwortlich ist Alexander Klein, Artzbergweg 6a, 40882 Ratingen, E-Mail: ak@alexanderklein.coach.
Zur automatisierten Bearbeitung telefonischer Anfragen setzen wir eine KI-Telefonassistenz-Software des folgenden Anbieters ein: Vapi Inc., 2261 Market Street #4171, 94114 San Francisco, California, USA. Für Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe setzt Vapi weitere Dienstleister ein. Zur Weiterleitung Ihrer Nachricht per E-Mail und zur Auslösung des SMS-Versands nutzen wir den Automatisierungsdienst Make.
Für den Versand von SMS (Terminlink) nutzen wir den Kommunikationsdienst Twilio (Twilio Inc., 101 Spear Street, Suite 500, San Francisco, CA 94105, USA, bzw. Twilio Ireland Limited, 3 Dublin Landings, North Wall Quay, Dublin 1, Irland).
2) Verarbeitungen
Ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die unmittelbar zu Beginn des Gesprächs abgefragt wird, verarbeitet die Software Gesprächsinhalte durch Transkription (Verschriftlichung) und Dokumentation in unserem Auftrag, um Ihr Anliegen zu erfassen, weiterzuleiten oder zu beantworten. Dabei kommen automatische Spracherkennung (Speech-to-Text), semantische Analyse (Natural Language Processing) und Textgenerierung (Text-to-Speech) zum Einsatz. Es erfolgt keine Tonaufzeichnung.
Verarbeitet werden Ihre Angaben im Gespräch, etwa Name, Rückrufnummer, gegebenenfalls E-Mail-Adresse und Ihr Anliegen, sowie technische Verbindungsinformationen (Datum, Uhrzeit, Gesprächsdauer). Die Angaben werden per E-Mail an uns weitergeleitet.
Link per SMS: Wünschen Sie im Gespräch einen Terminlink oder den Link zu diesem Datenschutzhinweis, senden wir Ihnen diesen nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung im Gespräch per SMS. Die SMS geht an die Nummer, von der Sie anrufen, oder an eine Mobilnummer, die Sie uns im Gespräch nennen. Die SMS mit dem Terminlink enthält Ihren Namen und den Link zu unserem Terminkalender; die SMS mit dem Datenschutzhinweis enthält nur den Link zu dieser Seite. Als Absender wird „Alexander“ angezeigt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können. Beim Terminlink erhalten wir zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail, dass die SMS versendet wurde (Name, Rufnummer, Anliegen).
3) Speicherdauer
Gesprächsprotokolle und Transkripte werden bei Vapi nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Die an uns weitergeleitete Nachricht speichern wir nur so lange, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.
Versandprotokolle zu SMS (Empfängernummer, Zeitpunkt, Nachrichtentext) werden bei Twilio nach 14 Tagen gelöscht; in technischen Sicherungssystemen können sie bis zu 30 Tage länger fortbestehen.
4) Auftragsverarbeitung und Übermittlung in Drittländer
Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der die Daten von Anrufern schützt und eine Weitergabe an unberechtigte Dritte untersagt. Mit Twilio besteht ebenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Protection Addendum). Die Verarbeitung findet auch in den USA statt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO.
5) Betroffenenrechte
Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten uns gegenüber die nachstehenden Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:
- Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
- Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
- Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
- Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.
Von den Fachanwälten der IT-Recht Kanzlei erstelltes Muster (Stand 12.10.2026), an den tatsächlichen Ablauf angepasst. Copyright: IT-Recht Kanzlei (https://www.it-recht-kanzlei.de)